Pengertian Memo
Memo atau yang juga disebut sebagai nota atau nota dinas merupakan jenis surat yang biasa dipergunakan dalam suatu kantor atau organisasi secara intern. Memo ini secara umum digunakan untuk mencari atau menyampaikan informasi serta petunjuk dengan isi yang singkat dan digunakan antar pejabat kantor.Memo dan Nota Dinas terkadang juga disebut dengan memorandum. Memorandum bila dilihat secara etimologi berasal dari kata memory yang artinya ingatan atau pengingat. Sedangkan kata ‘nota’ sendiri berasal dari kata note (bahasa inggris) yang artinya catatan.
Memo dan nota dinas juga dapat diartikan sebagai suatu surat khusus yang dipakai sebagai sarana menyampaikan pesan atau pengingat antar pejabat di dalam lingkungan instansi atau lembaga tertentu.
Baca juga: Format Dokumen Perjanjian Jual Beli
Menulis Memo
Untuk menulis memo atau nota dinas caranya cukup sederhana. Memo yang digunakan dalam instansi atau lembaga secara formal juga memerlukan kop surat. Selain kop surat, hal – hal yang perlu ditulis dalam memo pada dasarnya juga seperti surat pada umumnya.Misalnya saja, tujuan surat, isi dan pengirim surat. Hanya saja, dalam hal isi surat memo disampaikan secara sederhana dan singkat atau langsung pada pokok permasalahannya.
Jadi, di dalam memo atau nota dinas, hal – hal yang perlu dituliskan yakni :
1. Kop surat
2. Judul ‘Memo’
3. Tujuan surat
4. Isi surat (singkat)
5. Tanggal surat
6. Pengirim surat.
Contoh Memo:
Untuk lebih jelasnya dalam memahami tata cara penulisan memo atau nota dinas ini, dapat dilihat dalam contoh memo berikut ini :
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
Jalan Ir. Sutami No. 36 A Kentingan
Surakarta 57126
Telp (0271) 646994, 636895, Fax 646655
Website UNS : http //
www.uns.ac.id
MEMO
Yth : Bapak Budi Gunawan
Dari : Ketua BKK PAP
Dengan hormat
Mohon dilengkapi
pengisian data diri mahasiswa di bawah ini :
Nama : Adinda Dinar
NIM : K7456789
Prodi : Pendidikan Bahasa Indonesia 2015
Dimana pada data
mahasiswa tersebut masih ada beberapa data yang kosong.
Atas perhatiannya kami
mengucapkan terima kasih.
18
Oktober 2015
Ketua
BKK PAP,
Binar
Sinara, S. Pd., M. Pd
NIP.
19660101 199801 2 001