Surat menjadi salah satu bentuk komunikasi yang telah ada sejak jaman dulu. Meskipun kini teknologi informasi dan komunikasi berkembang dengan begitu pesat, tapi bukan berarti keberadaan surat menjadi tidak penting.
Lebih dari itu, surat bahkan tetap menjadi hal penting dalam pembelajaran administrasi perkantoran, terutama mencakup kegiatan komunikasi perkantoran.
Pengertian surat
Pengertian surat berdasarkan pendapat Drs. I.G. Wursanto dalam bukunya berjudul Teknologi Perkantoran I, surat diartikan sebagai suatu media komunikasi yang isinya berupa berbagai keterangan tertulis guna disampaikan pada pihak lain yang membutuhkannya, baik berupa informasi atau pun untuk mendapatkan pengertian atau pun untuk mendapat kerjasama dari kedua belah pihak.Pengertian tersebut menunjukkan bahwa surat melibatkan dua pihak utama yakni pengirim dan penerima surat. Selain itu, ketika pengirim dan penerima tersebut melakukan hubungan terus-menerus dan berkesinambungan, maka terjadilah hal yang disebut sebagai surat-menyurat atau koresponden.
Jenis - jenis Surat
Terdapat jenis – jenis surat yang berbeda yang penggolongannya didasarkan pada beberapa hal tertetntu. Jenis – jenis surat dalam berbagai penggolongan tersebut dapat meliputi :1) Jenis surat berdasarkan wujud surat
a. Surat biasa atau surat bersampul
Surat biasa atau bersampul merupakan jenis surat yang ditulis di atas kertas oleh pengirim, yang biasanya surat tersebut dimasukkan dalam sampul untuk dikirimkan pada pihak yang dituju.
b. Memo dan nota
Memo atau nota adalah jenis surat yang secara intern digunakan dalam suatu kantor atau organisasi. Memo biasa digunakan untuk mencari atau menyampaikan informasi serta petunjuk secara singkat antar pejabat kantor .
c. Kartu pos
Kartu pos adalah benda pos berupa kartu dengan ukuran 10 x 15 cm atau 15 x 20 cm. Penggunaan kartu pos biasanya untuk surat yang isinya singkat dan tidak rahasia karena dapat langsung dibaca.
d. Warkat pos
Warkat pos adalah jenis surat yang wujudnya merupakan gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos biasa digunakan untuk surat yang isinya lebih panjang daripada kartu pos. Biasanya, isi warkat pos bersifat privat sehingga hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yang namanya tercantum dalam alamat surat.
e. Telegram
Telegram adalah jenis surat yang ditulis di blanko telegram yang isinya hanya berupa pokok-pokok permasalahan secara singkat.
f. Surat tanda bukti
Surat tanda bukti adalah jenis surat berupa formulir yang digunakan sebagai tanda bukti keabsahan terkait suatu aktivitas antar dua pihak. Contoh surat tanda bukti misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, dan sejenisnya.
2) Jenis surat menurut sifat isi
a. Surat pribadi
Surat pribadi adalah jenis surat yang dibuat oleh seseorang yang berisi tentang hal hal terkait kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan dalam dua kelompok yaitu surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan dan surat pribadi yang sifatnya setengah resmi.
b. Surat dinas
Surat dinas adalah jenis surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga tertentu, baik itu lembaga pemerintah ataupun lembaga swasta, yang berisi tentang kedinasan dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakili. Surat dinas digolongkan lagi dalam dua kelompok yakni surat dinas pemerintah dan swasta.
3) Jenis surat menurut keamanan isi
a. Surat biasa
Surat biasa dalam hal ini adalah surat yang apabila isinya diketahui atau dibaca oleh orang lain, maka tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
b. Surat rahasia
Surat rahasia adalah jenis surat yang isi suratnya tidak boleh diketahui orang lain, selain yang berhak. Ini karena bila sampai diketahui dikhawatirkan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat jenis rahasia ditandai dengan kode RHS atau R.
c. Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia adalah jenis surat yang berisi tentang masalah yang sangat penting sehingga tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan dan isinya hanya boleh dibaca atau diketahui oleh orang tertentu saja yang memang berhak mengambil keputusan terkait atau menyelesaikannya. Surat sangat rahasia biasa ditandai dengan kode SRHS atau SR pada sampulnya.
4) Jenis surat menurut proses penyelesaiannya
a. Surat biasa
Surat biasa termasuk jenis surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan cepat atau segera, jadi surat ini dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
b. Surat segera
Surat segera merupakan surat yang isinya memerlukan tanggapan atau proses penyelesaian dengan segera sehingga harus lebih cepat dari surat biasa, dan harus didahulukan.
c. Surat sangat segera
Surat sangat segera memerlukan tanggapan penyelesaian dengan secepatnya, jadi harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama sehingga harus untuk dijadikan prioritas utama.
5) Jenis surat menurut kegiatan
a. Surat intern
Surat intern adalah jenis surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri, artinya baik pengirim dan penerima berada dalam satu instansi.
b. Surat ekstern
Surat ekstern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan di luar lembaga atau organisasi atau instansi pengirim surat.
6) Jenis surat menurut sasaran yang dituju
a. Surat biasa
Surat biasa ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu, sesuai dengan nama yang tercantum dalam alamat atau tujuan surat.
b. Surat edaran
Surat edaran adalah surat dengan sasaran tujuan yang tak terbatas. Jadi, isinya dapat ditujukan pada beberapa orang atau organisasi terkait secara umum yang jumlahnya tidak terbatas.
7) Jenis surat menurut dinas pos
a. Surat biasa
Surat biasa dalam pengirimannya tidak perlu dikirim segera atau secepatnya, karena surat jenis ini tidak mendesak atau tidak memerlukan tanggapan sesegera mungkin.
b. Surat kilat
Surat kilat dalam dinas pos harus segera ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu, karena proses penyelesaiannya harus didahulukan.
c. Surat kilat khusus
Surat kilat khusus adalah jenis surat yang dikirimkan lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam proses pengirimannya, sehingga urat kilat khusus ini dibuatkan resi khusus sebagai tanda bukti.
d. Surat tercatat
Surat tercatat adalah jenis surat yang dikirim secara biasa, hanya saja surat ini ditambahi tanda pengiriman yang dibuat oleh kantor pos.
e. Surat berharga
Surat berharga adalah jenis surat yang dapat dipercaya kebenarannya untuk dijadikan bukti atau dijadikan keterangan tertentu. Contoh surat berharga misalnya sertifikat, akte, surat perjanjian dan sejenisnya.