Dokumen adalah suatu hal yang penting yang berupa sesuatu yang tertulis atau tercetak dan dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan. Dalam hal ini, dokumen mencakup berbagai surat atau benda – benda berharga termasuk rekaman yang dapat digunakan sebagai bukti untuk meyakinkan atau mendukung suatu hal.
Pembagian dokumen dapat digolongkan dalam berbagai hal. Jenis - jenis dokumen ini dapat dibedakan ke dalam beberapa hal yakni pembagian dokumen berdasarkan kepentingan, pembagian dokumen berdasarkan fungsi serta pembagian dokumen berdasarkan bentuk fisiknya.
Baca juga: Mengenal Bentuk – Bentuk Surat
Jenis - Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingan
Jika dilihat dari kepentingan atau penggunaan dokumen tersebut, dokumen berdasarkan kepentingannya dapat dibedakan dalam 4 jenis, yakni dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah dan dokumen pemerintah. Pengertian masing – masing jenis dokumen tersebut yakni :a. Dokumen pribadi Dokumen pribadi adalah dokumen yang kepentingannya menyangkut hal - hal pribadi atau perorangan. Contoh dokumen pribadi yakni KTP, SIM dan ijasah
b. Dokumen niaga Dokumen niaga adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perniagaan, yakni dapat berupa surat - surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga yakni cek, surat pengantar, faktur, obligasi, packing list, saham, kuitansi, bill of lading dan letter of credit.
c. Dokumen sejarah Dokumen sejarah adalah jenis dokumen yang terkait kepentingan sejarah berupa catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lampau. Contoh dokumen sejarah yakni fosil, rekaman film perjuangan, tugu, autobiografi serta naskah proklamasi.
d. Dokumen pemerintah Dokumen pemerintah adalah jenis dokumen yang isi kepentingannya terkait dengan informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan yang dapat digunakan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah yakni Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, peraturan daerah dan perjanjian kerjasama antar Negara.
Baca juga: Contoh Surat Undangan
Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsi
Berdasarkan fungsinya, dokumen dapat dibedakan dalam dua hal yakni dokumen dinamis dan dokumen statis, yang penjelasannya sebagai berikut :a. Dokumen dinamis Dokumen dinamis adalah jenis dokumen yang fungsinya dapat digunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada 3 jenis dokumen yang termasuk dokumen dinamis yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.
b. Dokumen statis Dokumen statis adalah dokumen yang fungsinya tidak secara langsung didapatkan atau dipergunakan dalam menjalankan pekerjaan kantor.
Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
Dokumen juga dapat dibedakan berdasarkan pada bentuk fisiknya yang berbeda – beda. Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya dibedakan dalam 3 jenis, yakni dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat, dengan penjelasan sebagai berikut :a. Dokumen literer Dokumen literer adalah dokumen yang bentuk fisiknya ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Dokumen literer dapat dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contoh dokumen literer yakni buku, majalah dan film
b. Dokumen korporil adalah dokumen yang bentuk fisiknya berupa benda sejarah. Jenis dokumen ini dikumpulkan di dalam museum. Contoh dokumen korporil berupa arca, pakaian adat, patung, uang kuno, keris.
c. Dokumen privat adalah dokumen yang bentuk fisiknya berupa surat / arsip. Dokumen privat umumnya di simpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Contoh dokumen privat yakni surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti dan laporan.
Dari ketiga macam dokumen yang disebutkan disini, yang termasuk dalam dokumen kantor adalah dokumen privat.